基于RFID的智能檔案管理系統(tǒng)（四）

1.1 安全監(jiān)測系統(tǒng)

安全監(jiān)測系統(tǒng)配合RFID安全門禁設備使用，軟件系統(tǒng)可以運行在RFID安全門禁的內嵌顯示屏上，也可以通過網絡連接到一臺PC機上運行。

安全監(jiān)測系統(tǒng)軟件檔案出入的實時監(jiān)測、進出人數(shù)的統(tǒng)計、庫房溫濕度的監(jiān)測，以以告警日志的查詢功能。當檔案未辦理合法手續(xù)時，系統(tǒng)將自動聲光報警，并記錄報警信息。系統(tǒng)詳細功能結構如下圖所示：

l 檔案監(jiān)測

當粘貼的RFID檔案標簽的檔案經過安全門禁時，系統(tǒng)將自動讀取RFID檔案標簽，并根據(jù)該檔案的調檔狀態(tài)、借閱狀態(tài)等信息，進行報警提示，并記錄經

過的時間、報警原因等信息。報警或提醒情況如下：

1)檔案未辦理調檔申請(拿錯)，或未辦理借閱手續(xù)時，系統(tǒng)將聲光報警;

當館員未拿全需要調檔申請的檔案時(少拿)，系統(tǒng)將聲光提醒。

l 人數(shù)統(tǒng)計

在安全門禁設備上，嵌入有兩對紅外傳感器，可以自動判斷人員進出方向，實現(xiàn)進出庫房人數(shù)的統(tǒng)計。

l 人數(shù)統(tǒng)計

在安全門禁設備上，嵌入有兩對紅外傳感器，可以自動判斷人員進出方向，實現(xiàn)進出庫房人數(shù)的統(tǒng)計。

1.1 智能盤點系統(tǒng)

智能盤點系統(tǒng)運行在RFID智能盤車上，實現(xiàn)檔案的順架、盤點、倒架、查找等工作。在RFID智能檔案管理系統(tǒng)中，檔案位置管理的最小單位為密集架的一層(或一格)，每一層上粘貼一個RFID層架標簽，系統(tǒng)為每一層進行順序編碼，RFID層架標簽上打印該編碼內容，以方便工作人員查看。當檔案放到密集架的某一層時，需要將RFID檔案標簽與RFID層架標簽的關聯(lián)。系統(tǒng)在順架、盤點、倒架等工作時，需要通過設備自帶的RFID手持天線讀取RFID層架標簽與RFID檔案標簽，再實現(xiàn)相應的業(yè)務處理。

使用RFID手持天線掃描RFID檔案標簽時，館員不需要將檔案移出或打開，只需要將手持天線靠近檔案實物，即可完成標簽數(shù)據(jù)的讀取。一層60份檔案的掃描可以5秒內完成，讀取過程快速、準確。

同時，系統(tǒng)要與密集架系統(tǒng)聯(lián)動，實現(xiàn)密集架的自動打開、關閉、通風等功能，方便館員工作。

系統(tǒng)一般通過WIFI無線網絡直接與RFID數(shù)據(jù)庫服務器通訊。但當無線網絡無法全覆蓋時，可使用我司專門開發(fā)的“離線工作”模式，即館員在庫房中使用RFID智能盤點車時，不通過網絡與RFID數(shù)據(jù)庫服務器通訊，在工作完成后，只需要在設備的TCP/IP接口插入網線，系統(tǒng)自動判斷網絡狀態(tài)，并自動上傳數(shù)據(jù)。同時，當RFID數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)有更新(如新加工的檔案、檔案狀態(tài)有變更等)，也將自動下載新數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)詳細功能結構如下圖所示：

l 順架

順架工作的目的，是核對密集架中某一層的檔案，是否都正確在架、是否有錯架等問題。通過日常一定頻率的順架工作，確保密集架內檔案的整齊與安全。

操作時，通過以下步驟完成：

第一步：使用RFID手持天線，掃描密集架某層的RFID層架標簽。掃描完成后，系統(tǒng)自動顯示該層架編碼、應在架的總數(shù)量、外借數(shù)量、以及詳細檔案清單。其中，應在架檔案以灰底顯示，外借的檔案將以黃底顯示;

第二步：使用RFID手持天線，掃描密集架上的檔案。當系統(tǒng)掃描到一本檔案后，做如下判斷：

1)若該檔案位置正確，則系統(tǒng)從檔案清單中移除該記錄;

2)若該檔案位置放錯，則系統(tǒng)將以紅色底的形式，將檔案顯示在列表的最上該，并提供語音提醒。

第三步：點擊“保存”按鈕，保存工作記錄。

當掃描完成后，若檔案都正確在架，該列表將為空;而未在架的檔案，或錯

架檔案，將繼續(xù)留在檔案清單中，待工作人員處理。

通過以上三個步驟，即可完成檔案的順架工作。

l 盤點

盤點工作的目的，是檢測檔案庫房內檔案是否正確在架、是否有檔案缺失，同時可自動分析檔案分布是否合理，檔案架是否有空閑等情況。

檔案盤點與順架工作方法相同。檔案館整庫盤點完成后，系統(tǒng)自動生成圖形化報表，供分析使用。

l 查找

當需要查找某份檔案時，館員可以先通過關鍵字，查詢出該檔案在RFID系統(tǒng)中記錄的位置信息。

RFID智能盤點車自動判斷當前車輛的位置，指導館員推著RFID智能盤點車前進。當?shù)竭_該架位附近時，系統(tǒng)自動提醒館員，并打開密集架(電動密集架)。然后再到該密集架前，通過RFID手持天線進行掃描。

當系統(tǒng)查看該檔案時，將以聲光提醒館員。此時，館員只需要在左右5公分范圍內，即可找到該檔案實體。查找過程快速，使用方便。

l 核銷檔案

根據(jù)不同的檔案類別或密級要求，系統(tǒng)可對檔案設置一定的生命周期。當超過檔案存放期限后，系統(tǒng)自動提醒需要核銷的檔案。館員通過RFID智能盤點車的提醒，找到該檔案實體，完成檔案核銷。

l 歸架指導

檔案歸架時，用戶可直接掃描需要歸架的檔案，系統(tǒng)顯示各檔案需要擺放的位置，指導時館員工作。系統(tǒng)掃描到檔案后，自動進行不同檔案室的歸類，以方便館員在盤點車上排序，并給出最優(yōu)的上架方案，以減輕上架工作量。