現(xiàn)代智能密集架新技術在檔案管理中初探（二）

4 密集架智能管理技術

檔案裝具是檔案庫房內的主要設備，是保護檔案盡可能延長檔案壽命的基本物質條件之一。眾所周知，木制檔案柜一旦遭受火災，檔案將無一幸免。

檔案密集架智能管理技術是一種集計算機、網絡、數(shù)據(jù)庫管理和自動化控制技術于一體的現(xiàn)代化檔案館建設的一項新技術。檔案密集架智能管理技術的安全性主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

檔案密集架智能控制系統(tǒng)部分采用低電壓控制，過道采用紅外線安全保護，可確保檔案和人員安全;

檔案裝具改用鐵皮裝具，可以有效阻斷引發(fā)檔案受災的源頭，降低檔案安全風險;

在檔案管理的計算機界面上可開啟或關閉密集架電源，不用工作人員來回奔忙，省卻了檔案工作人員來回進入庫房對檔案造成安全隱患等。相比傳統(tǒng)檔案裝具而言，檔案館采用檔案密集架智能管理技術，檔案安全系數(shù)大大增強。

5 指紋門禁系統(tǒng)技術

指紋門禁系統(tǒng)是一套利用人的活體指紋識別技術來完成客戶身份識別，并提供一套完整的管理軟硬件來實現(xiàn)門禁系統(tǒng)的日常工作[4]。每個人的指紋都是唯一的、不可仿制的，將指紋識別技術應用在門禁系統(tǒng)中，提供了一套具有極高安全性的控制防范區(qū)域內的人員進入的方法。指紋門禁系統(tǒng)技術在檔案領域也有運用，如2007年上海嘉定區(qū)檔案館就在檔案庫區(qū)安裝了智能化庫房門禁系統(tǒng)。

檔案庫房指紋門禁系統(tǒng)主要就是負責檔案庫房的出入口控制，其整套操作系統(tǒng)實行程序管理，一般工作人員只能在規(guī)定的時間內，通過指紋認證才能進入庫區(qū); 超過規(guī)定工作時間，即使是庫房管理人員，也不能隨意進入庫房，必須由高一級授權，才能再次打開庫房。如此一來，可防止無關人員進入庫區(qū)造成檔案遺失、泄密，為檔案安全加了一道堅實的防護墻。

6 電子探頭和視頻監(jiān)控技術

閱檔室是檔案館集中接待利用者，直接傳播檔案信息，當面提供咨詢服務的基本場所。檔案是記載歷史的原始材料，多為單份、孤本; 同時，檔案還具有機密性，具有密期的檔案不能公布。因此，閱檔室一定要有確保檔案安全與保密的專門設施或專門人員。之前，閱檔室主要采用的是專人監(jiān)護式的監(jiān)控。

隨著科技的發(fā)展，越來越多的檔案館在閱檔室采用現(xiàn)代化的監(jiān)控技術，即采用電子探頭和視頻監(jiān)控。電子探頭和視頻監(jiān)控是兩個相互聯(lián)系的部分。電子探頭，即通常所說的監(jiān)視探頭、監(jiān)控探頭，它是視頻監(jiān)控系統(tǒng)的前端設備，負責視頻采集。檔案管理人員通過視頻監(jiān)控可以探測、監(jiān)視閱檔室和閱檔人員的行為。

電子探頭負責實時采集閱檔室畫面，與視頻監(jiān)控系統(tǒng)相連接，檔案管理人員通過電腦畫面，監(jiān)控查檔人員行為，如果發(fā)現(xiàn)監(jiān)控畫面中有異常情況，能夠以最快的速度作出反應。檔案館在閱檔室裝置實時監(jiān)控探頭與電腦，可以對監(jiān)控、管理查檔人員起到較顯著的效果，讓查檔人員在監(jiān)控的環(huán)境下無法涂改、損毀檔案，消除檔案利用安全隱患，最大限度地確保檔案安全。

7 異質備份技術

隨著信息技術的發(fā)展和辦公自動化的普及，電子文件的產生越來越多，逐漸成為與傳統(tǒng)載體并存的信息保存主要形式。在數(shù)字環(huán)境下，如何確保電子文件安全成為檔案界所面臨的一個嶄新的命題。2009 年6月，時任國家檔案局的楊冬權局長指出:“就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，或者說具有天生的、難以克服的脆弱性。

只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時也對它進行異質備份，把它轉化為不易被篡改但有易于識讀的其他載體�！彼^異質備份，就是為保護檔案原件，將檔案信息轉移到其他載體上，即對檔案進行各種形式的復制，以檔案復制件替代檔案原件提供利用，對檔案原件進行封存，減少其磨損，使檔案原件得到妥善保存，確保電子文件信息內容的安全。電子文件丟失、電子文件信息無法讀取、電子文件信息被篡改等悲劇，國內外并不少見。而異質備份目前是確保電子文件信息絕對安全的最基本措施。因此，為確保電子文件的安全，檔案館應采用異質備份技術對電子文件進行歸檔。

8 異地保存措施

毀滅性自然災害和人為災害是很難避免，隨時都可能發(fā)生，管理員所能做的就是提前防范，主動防御，盡可能地減輕災害的損失。2008 年汶川地震造成了大批檔案被埋、大量電子文件被毀，承載著汶川發(fā)展歷程和文明史的原始記錄不復存在。

近年來，各種突發(fā)事件和自然災害頻頻發(fā)生，檔案信息安全越來越受到國家的重視，尤其是館藏中所占比例越來越大的電子檔案的信息安全更是成為人們所關注的重點。重要電子檔案實行遠距離、跨區(qū)域的異地保存，是有效應對突發(fā)事件和自然災害，切實維護國家檔案資源安全的重要舉措。根據(jù)國家檔案局對電子檔案要進行異地保存措施的指示，各級國家綜合檔案館陸續(xù)實現(xiàn)電子檔案異地備份。

目前，我國檔案館大多采用兩個異地檔案館分別為對方建立檔案備份中心的互建模式，如南京市檔案館與哈爾濱市檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館，這可以規(guī)避重大災害和突發(fā)事件對重要歸檔電子文件帶來的風險，保證歸檔電子文件的安全可靠起到了保護作用。

總之，現(xiàn)代檔案安全防范技術是檔案安全保障體系建設中的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理中學習并利用現(xiàn)代新技術是保證檔案安全的重要措施。檔案管理重在檔案安全，作為每一位檔案人，提高檔案安全意識，提升檔案安全措施在現(xiàn)代檔案管理工作中尤顯重要。